Przygotowanie postępowań ofertowych

W świecie projektów współfinansowanych ze środków unijnych profesjonalnie przygotowane postępowanie ofertowe stanowi klucz do sukcesu. Jako firma z wieloletnim doświadczeniem kompleksowo wspieramy przedsiębiorstwa w procedurze udzielania zamówienia, oferując pełne wsparcie od przygotowania dokumentów postępowania po przeprowadzenie całej procedury wybory wykonawcy. 

 

Skontaktuj się

Postępowania ofertowe

Czym jest przygotowanie postępowania ofertowego ?

Przygotowanie postępowania ofertowego to wieloetapowy proces obejmujący wybór wykonawcy w projekcie finansowanym ze środków UE w oparciu o tzw. Zasadę Konkurencyjności. Kluczowym celem jest przygotowanie i przeprowadzenie postępowania ofertowego w taki sposób aby odpowiadał potrzebom Zamawiającego, a przy tym był w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami prawa, gdyż błędy popełnione w przeprowadzonej procedurze mogą skutkować utratą całości lub części dofinansowania w projekcie.

 

Skontaktuj się

Zapewniamy kompleksowe wsparcie na każdym etapie procesu przetargowego:

Skontaktuj się

Przygotowanie postępowania i uzgodnienia

Analizujemy potrzeby projektu i cele zamawiającego, opracowujemy szczegółowe zalecenia dotyczące przeprowadzenia postępowania ofertowego oraz w razie potrzeby wspieramy w szacowaniu wartości zamówienia w świetle wytycznych dotacyjnych. Rekomendujemy odpowiedni tryb udzielenia zamówienia z uwzględnieniem specyfiki projektu i wymogów prawa. Pomagamy ustalić harmonogram działań oraz przygotować zamawiającemu przejrzyste instrukcje dotyczące sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału oraz ewentualnych warunków zmiany przyszłej umowy z wykonawcą. Dzięki temu cały proces już na starcie ma solidną podstawę formalną i minimalizuje ryzyko późniejszych błędów.

Opracowanie i publikacja zapytania ofertowego

Redagujemy kompletną treść zapytania ofertowego (opis przedmiotu, kryteria oceny, wymagania formalne, wzory umów) i przygotowujemy wzór formularza ofertowego. Zapewniamy wsparcie w zakresie prawidłowej publikacji zapytania, zarówno na platformach takich jak Baza Konkurencyjności, jak i na stronie internetowej zamawiającego oraz przy wysyłaniu zapytań do potencjalnych oferentów. Udzielamy jasnych instrukcji i czuwamy nad terminowością oraz zgodnością formalną publikacji. Nasze doświadczenie pozwala na eliminację najczęstszych zagrożeń związanych z etapem ogłoszenia zamówienia, co zapewnia transparentność i równe szanse wszystkim uczestnikom postępowania.

Prowadzenie postępowania i wsparcie komunikacyjne

Po publikacji zapytania ofertowego wspieramy zamawiającego w całym procesie przyjmowania i rozpatrywania pytań od wykonawców związanych z procedurą czy treścią zapytania, czuwając nad rzetelną obsługą komunikacji i zgodnością z wymogami przejrzystości. Bierzemy aktywny udział w udzielaniu odpowiedzi na pytania proceduralne, monitorujemy przebieg postępowania oraz dbamy o zachowanie neutralności i jawności procesu. Nasz zespół wspiera zamawiającego, by wszystkie działania i odpowiedzi były zgodne z przepisami oraz zachowywały zasadę uczciwej konkurencji i braku konfliktu interesów. Dzięki temu minimalizowane są ryzyka formalne i zwiększana pewność poprawności całego etapu.

Ocena i wybór ofert, dokumentacja i umowy

Wspieramy zamawiającego w kompletowaniu ofert oraz ich weryfikacji pod kątem zgodności z zapytaniem ofertowym i formalnościami. Dokonujemy oceny zgodnie z kryteriami wyboru, wspólnie przygotowujemy protokół z przeprowadzonego postępowania, który stanowi podstawę podjęcia decyzji zakupowej. Przekazujemy uniwersalne i zgodne z wytycznymi wzory umów dla wykonawców, a także weryfikujemy gotowe projekty umów z wybranym oferentem, szczególną uwagę zwracając na zgodność z ofertą, terminami, kwotami i warunkami gwarancji. Dzięki temu zamawiający może mieć pewność, że podpisywana umowa zabezpiecza jego interesy i opiera się na rzetelnych procedurach.

Finalizacja i przekazanie dokumentów

Po wyłonieniu wykonawcy i podpisaniu umowy dbamy o właściwe zakończenie procesu zarówno pod kątem formalnym, jak i dokumentacyjnym. Archiwizujemy elektronicznie całość dokumentacji przetargowej oraz koordynujemy przekazanie kompletnego pakietu dokumentów zamawiającemu, który dodatkowo zobowiązany jest do archiwizacji wersji papierowych. Potwierdzamy spójność dokumentacji, monitorujemy przekazanie kopii umowy oraz doradzamy przy gromadzeniu wszelkich materiałów mogących potwierdzić zgodny z procedurą przebieg postępowania. Dzięki temu zapewniamy transparentność postępowania i gotowość do ewentualnych kontroli lub audytu w przyszłości.

Nasze podejście do pozyskiwania dotacji

Tworzymy skuteczne strategie aplikacyjne dla firm, które traktują dotacje jako element rozwoju.

Nasze wsparcie opiera się na zrozumieniu specyfiki złożonych projektów:

  • inwestycyjnych
    • technologicznych
      • środowiskowych
        • infrastrukturalnych

          Strategiczne dopasowanie

          • Każdą ofertę przygotowujemy indywidualnie, koncentrując się na celach i potencjale Twojego biznesu.
            • Tworzymy dokumentację, która nie tylko spełnia wymogi, ale wspiera strategię rozwoju.

              Ciągłość i odpowiedzialność

              • Wspieramy również na etapie rozliczania dofinansowania.
                • Pomagamy krok po kroku, zapewniając pełną przejrzystość działań.
                  • Dbamy o zgodność z obowiązującymi wytycznymi i wymaganiami instytucji.

                    Dlaczego warto z nami współpracować?

                    Zaufanie potwierdzone wynikami

                    Eksperci od B+R, finansów, prawa i zarządzania projektami – kompleksowo prowadzimy Twój projekt do sukcesu.

                    1400+

                    przeprowadzonych postępowań ofertowych na wybór wykonawców

                    700+

                    rozliczonych z sukcesem projektów

                    100+

                    rozliczanych projektów w trakcie realizacji

                    Indywidualne podejście

                    Cechuje nas indywidualne podejście do każdego postępowania.

                    Wieloletnie doświadczenie

                    Mamy wieloletnie doświadczenie w przygotowaniu zwycięskich ofert przetargowych.

                    Sprawdź jak możemy pomóc w realizacji Twojego celu

                    Skontaktuj się

                    Nasi partnerzy