Pozyskanie dotacji to chwila, na którą czeka wiele przedsiębiorców w całej Polsce. Warto jednak wiedzieć, że to dopiero początek długiej drogi. O sukcesie projektu decyduje nie tylko skuteczne pozyskiwanie dotacji unijnych, ale przede wszystkim poprawne i terminowe rozliczenie środków. W tym procesie kluczową rolę odgrywa ekspert ds. rozliczeń - osoba, która dba o każdy szczegół i chroni firmę przed niepotrzebnymi korektami czy utratą środków. Jako firma doradcza, której celem jest nie tylko pomoc w uzyskaniu dofinansowania, ale także prawidłowe rozliczenie środków oferujemy usługi rozliczania pozyskanych dotacji.
Najczęstsze problemy podczas rozliczania dotacji
W praktyce wiele firm popełnia błędy przy rozliczaniu dotacji, co kończy się obcięciem dofinansowania lub nawet koniecznością jego zwrotu.
- Realizacja projektu niezgodna z harmonogramem rzeczowo-finansowym
- Nieterminowe składanie wniosków o płatność
- Nieprawidłowe dokumenty księgowe i brak opisów tych dokumentów
- Niekompletne dokumenty przy wnioskach o płatność
- Niezgodne z prawem postępowania zakupowe
- Nieosiągnięcie zaplanowanych w projekcie wskaźników rezultatu
- Nieprawidłowa promocja projektu lub jej brak
Dlatego warto mieć u boku eksperta, który zna wszystkie pułapki i zasady dotacji unijnych.
Co dzieje się po przyznaniu dofinansowania?
Po otrzymaniu dofinansowania unijnego firma podpisuje umowę z instytucją finansującą. Od tego momentu projekt musi być realizowany zgodnie z zapisami umowy i przepisami dotyczącymi funduszy unijnych.
Rozpoczyna się etap, który dla wielu firm bywa najbardziej wymagający - rozliczanie dofinansowania. To moment, w którym rozpoczyna się właściwa realizacja projektu, a wraz z nią współpraca z działem rozliczeń.
Rozliczanie dofinansowania
Jakie usługi realizujemy dla naszych klientów podczas etapu rozliczania dofinansowania?
- Szkolenie z zasad rozliczania projektu,
- przygotowanie wzorów niezbędnych dokumentów,
- stały nadzór nad prawidłową realizacją projektu,
- pilnowanie terminów wynikających z umowy o dofinansowanie,
- planowanie i prowadzenie postępowań ofertowych,
- weryfikację poniesionych kosztów w zakresie ich kwalifikowalności,
- przygotowanie i składanie wniosków o płatność w systemie CST2021,
- wsparcie w rozliczeniu zaliczek oraz refundacji,
- przygotowanie wniosków o zmiany w projekcie,
- wsparcie w czasie kontroli i okresu trwałości.
Rozliczanie projektu obejmuje cały okres kwalifikowalności, a monitorowanie wyników i trwałość projektu może potrwać od 3 do 5 lat po jego zakończeniu.
Współpraca z ekspertem do spraw rozliczeń w praktyce
Ekspert ds. rozliczeń to nie tylko osoba „od papierów”. To kluczowy partner w całym procesie wykorzystania dofinansowania dla firm, czuwa nad Twoim projektem przez cały jego cykl życia. Dzięki temu masz pewność, że realizacja przebiega zgodnie z umową o dofinansowanie, a dokumentacja spełnia wszystkie wymogi instytucji.
Jak wygląda taka współpraca?
- Przekazanie projektu do działu rozliczeń i analiza dokumentów.
- Szkolenie - omawiamy wspólnie z klientem wszystkie obowiązki wynikające z umowy.
- Planowanie harmonogramu i budżetu - ustalamy terminy wydatków, pomagamy w przygotowaniu postępowań ofertowych.
- Stały kontakt i przypomnienia - informujemy o zbliżających się terminach, pomagamy przygotować wnioski.
- Przygotowanie dokumentów - dostarczamy wzory i pomagamy w ich prawidłowym wypełnieniu.
- Obsługa wniosków o płatność - w tym składanie wyjaśnień i uzupełnień, jeśli pojawią się uwagi instytucji.
- Wsparcie przy kontrolach i w okresie trwałości - kontrolujemy dokumentację i pomagamy przejść przez kontrole bez stresu.
Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na rozwoju firmy, a nie na biurokracji związanej z rozliczeniem dotacji unijnej.
Kluczowe zasady i obowiązki podczas rozliczania dotacji
Okres kwalifikowalności wydatków
Projekt musi rozpocząć się w ciągu 3 miesięcy od daty wskazanej w umowie. Rozpoczęcie to np. podpisanie umowy z wykonawcą.
Zaliczki
- Maksymalnie do 90% wartości dotacji.
- Wydatkowanie tylko na koszty kwalifikowane i tylko do wysokości dofinansowania.
- Rozliczenie zaliczki musi nastąpić w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.
Wnioski o płatność
Muszą być składane w terminach określonych w umowie o dofinansowanie, w systemie CST2021. Rodzaje wniosków:
- sprawozdawczy (bez wykazania wydatków),
- refundacyjny (wniosek o zwrot środków),
- o zaliczkę,
- rozliczający zaliczkę,
- końcowy.
Czas oceny przez instytucję: około 30 dni, a czas na ewentualne uzupełnienia: 7 dni.
Zmiany w projekcie, czyli co można modyfikować?
W trakcie realizacji możliwe są zmiany w projekcie, ale każda z nich musi być wcześniej skonsultowana i zatwierdzona przez instytucję finansującą. Zmiany mogą dotyczyć:
- przesunięć budżetowych,
- zmiany kadry projektowej,
- zmiany harmonogramu,
- wydłużenia okresu kwalifikowalności.
Zmiany dzielą się na:
- wymagające jedynie poinformowania instytucji,
- wymagające zgody instytucji,
- wymagające zgody instytucji i podpisania aneksu.
Okres trwałości
Po wypłacie ostatniej transzy dofinansowania zaczyna się tzw. okres trwałości, który trwa od 3 do 5 lat. W tym czasie beneficjent:
- musi osiągnąć i utrzymać określone we wniosku wskaźniki (np. wzrost przychodów),może być objęty kontrolą instytucji,
- jest zobowiązany do raportowania postępów.
I tak, również w tym okresie nasi eksperci pozostają w stałym kontakcie z klientem.
Rozliczenie dotacji to fundament sukcesu projektu
Dofinansowanie dla firm to ogromna szansa na rozwój, ale też zobowiązanie. Bezpieczne, zgodne z przepisami rozliczanie dotacji unijnych to warunek zachowania środków. Współpraca z ekspertem ds. rozliczeń pozwala uniknąć błędów, strat i stresu. To inwestycja w spokój, bezpieczeństwo i sukces projektu.
Jeśli Twoja firma pozyskała dofinansowanie lub planuje to zrobić - skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez każdy etap rozliczania i osiągnąć zakładane efekty!
📞 (+48) 61 661 21 79
Nasi Partnerzy
